Chapter 9. Performance Management and Appraisal

Chapter 9 ရဲ့ အကြောင်းအရာတွေကို ဆွေးနွေးပေးပါဆိုတော့၊ ဒီအခန်းက ဝန်ထမ်းတွေရဲ့ လုပ်ငန်းစွမ်းဆောင်ရည်ကို ဘယ်လို တိုင်းတာ၊ ဆန်းစစ်ပြီး တိုးတက်အောင် လုပ်မလဲဆိုတဲ့ အကြောင်းအရာတွေကို အဓိကထား ဆွေးနွေးထားပါတယ်။

ကဲ၊ စလိုက်ရအောင်ဗျာ။

အခန်း ၉: စွမ်းဆောင်ရည် စီမံခန့်ခွဲမှုနဲ့ ဆန်းစစ်အကဲဖြတ်ခြင်း (Performance Management and Appraisal)

ဒီအခန်းမှာ ဝန်ထမ်းတွေ လုပ်ငန်းခွင်ဝင်ပြီး၊ လေ့ကျင့်မှုတွေ ရပြီးတဲ့နောက် သူတို့ရဲ့ စွမ်းဆောင်ရည်ကို ဘယ်လို အကဲဖြတ်မလဲဆိုတာ ရှင်းပြထားပါတယ်။

၁။ စွမ်းဆောင်ရည် ဆန်းစစ်အကဲဖြတ်ခြင်းရဲ့ အခြေခံများ
စွမ်းဆောင်ရည် ဆန်းစစ်အကဲဖြတ်ခြင်းဆိုတာ ဝန်ထမ်းတွေရဲ့ လုပ်ငန်းစွမ်းဆောင်ရည်ကို ပုံမှန်တိုင်းတာတာ၊ အကဲဖြတ်တာဖြစ်ပြီး၊ ဘာကြောင့် လုပ်တာလဲဆိုတော့ သူတို့ရဲ့ အားသာချက်၊ အားနည်းချက်တွေကို သိရှိပြီး တိုးတက်အောင် ကူညီပေးဖို့ပါ။

• ဘယ်သူတွေက အကဲဖြတ်သင့်သလဲ (Who Should Do the Appraising)?
  • ကြီးကြပ်သူများ (Supervisors): ဒါက အကဲဖြတ်တာမှာ အတွေ့ရအများဆုံး နည်းလမ်းပါ။
  • လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်များ (Peers): လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်တွေကလည်း တစ်ယောက်နဲ့တစ်ယောက်ရဲ့ လုပ်ဆောင်မှုကို ကောင်းကောင်းသိနိုင်ပါတယ်။
  • လက်အောက်ခံများ (Subordinates): တစ်ခါတလေ လက်အောက်ခံတွေကလည်း သူတို့ရဲ့ အကြီးအကဲတွေကို ပြန်အကဲဖြတ်တာမျိုး (upward feedback) လည်း ရှိပါတယ်။
  • မိမိကိုယ်တိုင် အကဲဖြတ်ခြင်း (Self-Appraisal): ဝန်ထမ်းတွေကလည်း သူတို့ကိုယ်တိုင်ရဲ့ လုပ်ဆောင်ချက်ကို ပြန်သုံးသပ်ကြရပါတယ်။
  • ဖောက်သည်များ (Clients): ဖောက်သည်ဝန်ဆောင်မှုဆိုင်ရာ အလုပ်တွေမှာဆိုရင် ဖောက်သည်တွေရဲ့ အကဲဖြတ်မှုက အရေးကြီးပါတယ်။
  • ၃၆၀-ဒီဂရီ အကဲဖြတ်ခြင်း (360-Degree Feedback): ဒါကတော့ အပေါ်က ပြောခဲ့တဲ့ အကဲဖြတ်သူအားလုံးဆီကနေ feedback ယူတာဖြစ်လို့ ပိုပြီး ပြည့်စုံတဲ့ မြင်ကွင်းကို ရရှိစေပါတယ်။

၂။ စွမ်းဆောင်ရည် ဆန်းစစ်အကဲဖြတ်ခြင်း နည်းလမ်းများ (Performance Appraisal Methods)
ဒီမှာ နည်းလမ်းအမျိုးမျိုး ရှိပါတယ်:

• ဂရပ်ဖစ် အဆင့်သတ်မှတ်ခြင်း စကေး (Graphic Rating Scale): ဒီနည်းလမ်းက အလုပ်နဲ့ပတ်သက်တဲ့ အရည်အချင်း (traits) တွေကို စာရင်းပြုစုပြီး၊ အဲဒီ အရည်အချင်းတစ်ခုချင်းစီအတွက် စွမ်းဆောင်ရည်အဆင့် (ဥပမာ- ကောင်းတယ်၊ အလယ်အလတ်၊ ဆိုးတယ်) ကို သတ်မှတ်ပေးတာဖြစ်ပါတယ်။
• အလှည့်ကျ အဆင့်သတ်မှတ်ခြင်း နည်းလမ်း (Alternation Ranking Method): ဒီနည်းနဲ့ဆိုရင် ဝန်ထမ်းတွေကို အကောင်းဆုံးကနေ အဆိုးဆုံးအထိ အလှည့်ကျ စာရင်းပြုစုသွားတာဖြစ်ပါတယ်။
• အတွဲလိုက် နှိုင်းယှဉ်ခြင်း နည်းလမ်း (Paired Comparison Method): ဝန်ထမ်းတစ်ဦးစီကို တခြားဝန်ထမ်းတွေအားလုံးနဲ့ အတွဲလိုက် နှိုင်းယှဉ်ပြီး အကဲဖြတ်တာဖြစ်ပါတယ်။
• အတင်းအကျပ် ခွဲဝေခြင်း နည်းလမ်း (Forced Distribution Method): ဒီနည်းလမ်းမှာတော့ ဝန်ထမ်းအရေအတွက်ရဲ့ သတ်မှတ်ရာခိုင်နှုန်း (ဥပမာ- ထိပ်တန်း ၁၅%၊ အလယ်အလတ် ၇၅%၊ အောက်ဆုံး ၁၀%) ကို လုပ်ငန်းစွမ်းဆောင်ရည် အမျိုးအစားအလိုက် ခွဲခြားသတ်မှတ်ပေးတာဖြစ်ပါတယ်။
• အရေးကြီးဖြစ်ရပ် နည်းလမ်း (Critical Incident Method): ကြီးကြပ်သူက ဝန်ထမ်းတစ်ဦးရဲ့ လုပ်ဆောင်မှုနဲ့ ပတ်သက်တဲ့ ကောင်းမွန်တဲ့ (သို့မဟုတ်) မကောင်းတဲ့ အရေးကြီးဖြစ်ရပ်တွေကို မှတ်တမ်းတင်ထားပြီး၊ အကဲဖြတ်တဲ့အခါ ဥပမာအနေနဲ့ ပြန်ဆွေးနွေးတာဖြစ်ပါတယ်။
• ပုံပြင်ပုံစံ (Narrative Forms): အကဲဖြတ်ချက်ကို စာစီစာကုံးပုံစံနဲ့ ရေးသားဖော်ပြတာဖြစ်ပြီး၊ ဝန်ထမ်းက သူ့ရဲ့ လုပ်ဆောင်ချက် အကောင်းအဆိုးနဲ့ ဘယ်လို တိုးတက်အောင် လုပ်ရမလဲဆိုတာကို ပိုနားလည်နိုင်ပါတယ်။
• အမူအကျင့်ကို အခြေခံထားသည့် အဆင့်သတ်မှတ်ခြင်း စကေး (Behaviorally Anchored Rating Scales – BARS): ဒီစကေးက အလုပ်တစ်ခုရဲ့ စွမ်းဆောင်ရည် အဆင့်တစ်ခုချင်းစီအတွက် ထူးခြားတဲ့ အမူအကျင့်ဆိုင်ရာ ဥပမာတွေကို ဖော်ပြပေးတာဖြစ်ပါတယ်။
• ရည်မှန်းချက်ဖြင့် စီမံခန့်ခွဲခြင်း (Management by Objectives – MBO): ဒီနည်းလမ်းမှာတော့ ဝန်ထမ်းနဲ့ မန်နေဂျာတို့ ပူးပေါင်းပြီး ရည်မှန်းချက်တွေကို သတ်မှတ်တာ၊ အကောင်အထည်ဖော်တာ၊ ပြီးတော့ အကဲဖြတ်တာတို့ လုပ်ဆောင်ပါတယ်။
• ဒီဂျစ်တယ်နှင့် ဆိုရှယ်မီဒီယာ အကဲဖြတ်ကိရိယာများ (Digital and Social Media Appraisal Tools): ခေတ်ပေါ်နည်းပညာတွေဖြစ်တဲ့ ဆော့ဖ်ဝဲလ်စနစ်တွေ၊ ဆိုရှယ်မီဒီယာ ပလက်ဖောင်းတွေကနေလည်း စွမ်းဆောင်ရည် အကဲဖြတ်မှုတွေကို လုပ်ဆောင်လာကြပါပြီ။

၃။ ဖြစ်နိုင်ခြေရှိသော အကဲဖြတ်ခြင်းဆိုင်ရာ ပြဿနာများနှင့် ဖြေရှင်းနည်းများ (Potential Rating Problems and Solutions)
အကဲဖြတ်တာမှာ ကြုံတွေ့ရနိုင်တဲ့ ပြဿနာတွေလည်း ရှိပါတယ်။

• မရှင်းလင်းသော စံနှုန်းများ (Unclear Standards): အကဲဖြတ်စကေးမှာ ပါတဲ့ “ကောင်းတယ်”၊ “ဆိုးတယ်” ဆိုတဲ့ စကားလုံးတွေက မရှင်းလင်းဘဲ အဓိပ္ပာယ်ဖွင့်ဆိုပုံခြင်း ကွာခြားနိုင်ပါတယ်။
• ဟေလို အကျိုးသက်ရောက်မှု (Halo Effect): ဝန်ထမ်းတစ်ဦးရဲ့ တစ်ခုတည်းသော အရည်အချင်း (ဥပမာ- ဖော်ရွေမှု) က တခြားအရည်အချင်းတွေအပေါ်ပါ အကဲဖြတ်ချက်ကို သက်ရောက်စေတာမျိုးပါ။
• ဗဟိုပြု တိမ်းညွတ်မှု (Central Tendency): အကဲဖြတ်သူတွေက ဝန်ထမ်းအားလုံးကို “အလယ်အလတ်” အဆင့်တွေပဲ ပေးတတ်တဲ့ ပြဿနာပါ။
• တင်းကြပ်မှု/ဖြေလျော့မှု (Strictness/Leniency): အကဲဖြတ်သူတချို့က အမှတ်နည်းနည်းပဲ ပေးတတ်ပြီး၊ တချို့ကတော့ အမှတ်များများ ပေးတတ်တာမျိုးပါ။
• ဘက်လိုက်မှု (Bias): အကဲဖြတ်သူရဲ့ ပုဂ္ဂိုလ်ရေး စိတ်ခံစားမှု ဒါမှမဟုတ် သူတို့ ကြိုက်တဲ့ပုံစံမျိုးနဲ့ ဘက်လိုက် အကဲဖြတ်တာမျိုးပါ။

ဖြေရှင်းနည်းများ:

• လေ့ကျင့်မှု (Training): အကဲဖြတ်သူတွေကို လေ့ကျင့်ပေးခြင်းက ဒီလိုပြဿနာတွေကို လျှော့ချနိုင်ပါတယ်။
• BARS သုံးခြင်း (Using BARS): အမူအကျင့်ဆိုင်ရာ ဥပမာတွေ ပါဝင်တဲ့ BARS ကို သုံးခြင်းက ပိုပြီးတိကျစေပါတယ်။
• စွမ်းဆောင်ရည် စီမံခန့်ခွဲမှု ချဉ်းကပ်ပုံ (Performance Management Approach): စဉ်ဆက်မပြတ် ဆန်းစစ်အကဲဖြတ်ခြင်းနဲ့ ရည်မှန်းချက်တွေကို ချိတ်ဆက်ခြင်းက ပိုမိုကောင်းမွန်တဲ့ ရလဒ်တွေ ရစေပါတယ်။

၄။ အကဲဖြတ်ခြင်း အင်တာဗျူး (Appraisal Interview)
အကဲဖြတ်ခြင်း လုပ်ငန်းစဉ်ရဲ့ အဆုံးသတ်မှာ အကဲဖြတ်ခြင်း အင်တာဗျူးကို လုပ်ရပါတယ်။

• အင်တာဗျူး ပြုလုပ်ပုံ (How to Conduct the Appraisal Interview): ဝန်ထမ်းကို ကြိုတင်အသိပေးတာ၊ သူ့ရဲ့ လုပ်ငန်းဖော်ပြချက်နဲ့ လုပ်ဆောင်ချက်တွေကို ပြန်သုံးသပ်တာ၊ အင်တာဗျူးအတွက် သင့်တော်တဲ့နေရာနဲ့ အချိန်ရွေးချယ်တာတွေက အရေးကြီးပါတယ်။
• ကာကွယ်မှုပေးချင်တဲ့ လက်အောက်ခံကို ကိုင်တွယ်ပုံ (How to Handle a Defensive Subordinate): လက်အောက်ခံက သူ့ကိုယ်သူ ကာကွယ်ပြောဆိုလာတဲ့အခါ ဘယ်လို ကိုင်တွယ်မလဲ။
• လက်အောက်ခံကို ဝေဖန်ပုံ (How to Criticize a Subordinate): အားနည်းချက်တွေကို ပြောပြတဲ့အခါ ထိထိရောက်ရောက်နဲ့ နားလည်အောင် ဘယ်လို ပြောမလဲ။
• တရားဝင် စာဖြင့် သတိပေးပုံ (How to Handle a Formal Written Warning): လိုအပ်လာရင် စာဖြင့် သတိပေးချက်ကို ဘယ်လို ထုတ်ပြန်မလဲ။
• ဝန်ထမ်း ထိတွေ့ဆက်ဆံမှုကို မြှင့်တင်ရန် အကဲဖြတ်ခြင်း အင်တာဗျူးကို အသုံးပြုခြင်း (Use the Appraisal Interview to Build Engagement): ဝန်ထမ်းက ကုမ္ပဏီရဲ့ ရည်မှန်းချက်တွေအတွက် ဘယ်လို အထောက်အကူဖြစ်တယ်ဆိုတာ ပြောပြပြီး၊ ပံ့ပိုးမှုတွေ ပေးခြင်းဖြင့် သူတို့ရဲ့ ထိတွေ့ဆက်ဆံမှုကို တိုးမြှင့်နိုင်ပါတယ်။

၅။ စွမ်းဆောင်ရည် စီမံခန့်ခွဲမှု (Performance Management)
Performance Management ဆိုတာကတော့ ဝန်ထမ်းတစ်ဦးချင်းစီနဲ့ အဖွဲ့လိုက်ရဲ့ လုပ်ငန်းစွမ်းဆောင်ရည်ကို စဉ်ဆက်မပြတ် သိရှိတာ (identifying)၊ တိုင်းတာတာ (measuring) နဲ့ တိုးတက်အောင် လုပ်ဆောင်တာ (developing) ဖြစ်ပါတယ်။ ဒီလိုလုပ်ခြင်းအားဖြင့် ဝန်ထမ်းတွေရဲ့ လုပ်ဆောင်မှုက အဖွဲ့အစည်းရဲ့ ရည်မှန်းချက်တွေနဲ့ ကိုက်ညီနေအောင် လုပ်ဆောင်တာပါပဲ။

• အခြေခံ အချက် (၆) ချက်
  • ကုမ္ပဏီရဲ့ ရည်မှန်းချက်တွေကို နားလည်ပြီး၊ ဝန်ထမ်းတစ်ဦးချင်းစီရဲ့ ရည်မှန်းချက်တွေနဲ့ ချိတ်ဆက်တာ.
  • ရည်မှန်းချက်အောင်မြင်ဖို့အတွက် မျှော်မှန်းထားတဲ့ လုပ်ငန်းစွမ်းဆောင်ရည်နဲ့ အမူအကျင့်တွေကို ဖော်ပြတာ.
  • လုပ်ငန်းစွမ်းဆောင်ရည်ကို တိုင်းတာတဲ့ စနစ်တစ်ခုရှိပြီး၊ ဝန်ထမ်းတွေရဲ့ တိုးတက်မှုကို ခြေရာခံတာ.
  • ဝန်ထမ်းတွေအတွက် လိုအပ်တဲ့ သင်တန်းတွေ၊ အရင်းအမြစ်တွေနဲ့ နည်းပြမှုတွေ ပေးတာ.
  • လုပ်ငန်းစွမ်းဆောင်ရည်ကောင်းမွန်တာကို အသိအမှတ်ပြုပြီး ဆုချတာ.
  • လုပ်ငန်းစွမ်းဆောင်ရည် ပြန်လည်သုံးသပ်ခြင်းနဲ့ တိုးတက်မှု အစီအစဉ်တွေကို ပုံမှန်ပြုလုပ်တာ.

မန်နေဂျာရဲ့ အခန်းကဏ္ဍ (The Manager’s Role in Performance Management):
မန်နေဂျာတွေအနေနဲ့ စွမ်းဆောင်ရည် စီမံခန့်ခွဲမှုမှာ မှန်ကန်တဲ့ စိတ်ခံစားမှုနဲ့ အမူအကျင့်တွေ ရှိဖို့ လိုအပ်ပါတယ်။ ဝန်ထမ်းတွေရဲ့ ပန်းတိုင်တွေကို ကုမ္ပဏီပန်းတိုင်တွေနဲ့ ချိတ်ဆက်ပေးတာ၊ စဉ်ဆက်မပြတ် feedback တွေပေးတာ၊ လိုအပ်တဲ့ အရင်းအမြစ်နဲ့ နည်းပြမှုတွေ ပေးတာ၊ ကောင်းမွန်တဲ့ လုပ်ဆောင်ချက်ကို ဆုချတာတွေက မန်နေဂျာရဲ့ အရေးကြီးတဲ့ အခန်းကဏ္ဍတွေပါ။

ဆက်စပ်မှု (Interrelatedness)
အကဲဖြတ်ခြင်းက Career Planning (အခန်း ၁၀) လို HR လုပ်ငန်းဆောင်တာတွေနဲ့လည်း ဆက်စပ်နေပါတယ်။ ဥပမာ- အကဲဖြတ်မှု ရလဒ်တွေက ဝန်ထမ်းတစ်ဦးရဲ့ Career တိုးတက်ဖို့အတွက် ဘယ်လို လေ့ကျင့်မှုတွေ လိုအပ်လဲဆိုတာကို ပြသနိုင်ပါတယ်။

ဒီလောက်ဆိုရင် Chapter 9 ရဲ့ အဓိက အချက်အလက်တွေကို ခြုံငုံမိပြီလို့ ထင်ပါတယ်။