SMART ကျကျ မက်ဆေ့ပို့မယ်

SMART ကျကျ မက်ဆေ့ပို့မယ် (သို့မဟုတ်)
လုပ်ငန်းကိစ္စ Message ပေးပို့ရာမှာ SMART ကို ဘယ်လိုသုံးမလဲ

လုပ်ငန်းကိစ္စနဲ့ Message ပေးပို့တဲ့အခါ Message ကို ရှည်လျားအောင်ရေးတာထက် ဖတ်လိုက်တာနဲ့ ဘာကိစ္စလဲ၊ ဘာလုပ်ရမလဲ၊ ဘယ်အချိန်အပြီး လုပ်ရမလဲဆိုတာ ရှင်းရှင်းလင်းလင်း သိနိုင်အောင် ရေးဖို့ အရေးကြီးပါတယ်။ အဲဒီလို Message ရေးသားရာမှာ SMART concept ကို အသုံးပြုနိုင်ပါတယ်။

SMART ဆိုတာ Specific၊ Measurable၊ Achievable၊ Relevant နဲ့ Time-bound ဆိုတဲ့ အချက်ငါးချက်ကို ဆိုလိုပါတယ်။ Message တစ်စောင်ရေးတဲ့အခါ အဓိကရည်ရွယ်ချက်ကို တိတိကျကျ ဖော်ပြပြီး လုပ်ဆောင်ရမယ့်အချက်ကို တိုင်းတာနိုင်အောင် သတ်မှတ်ကာ လက်တွေ့လုပ်ဆောင်နိုင်မယ့်အတိုင်းအတာနဲ့ သက်ဆိုင်ရာအကြောင်းအရာကို ရေးပြီး နောက်ဆုံးမှာ deadline ထည့်ပေးရပါမယ်။

ဥပမာ “Report လုပ်ပေးပါ” လို့ Message ပို့ရင် ဘယ် Report လဲ၊ ဘာတွေပါရမလဲ၊ ဘယ်အချိန်အပြီး ပေးရမလဲဆိုတာ မရှင်းလင်းပါဘူး။ SMART ပုံစံနဲ့ ပို့မယ်ဆိုရင်—

> “မ—ရေ၊ ဒီလ HR Attendance Report ကို စက်တင်ဘာ ၆ ရက်နေ့ ညနေ ၄ နာရီမတိုင်ခင် ပြင်ဆင်ပေးပါနော်။ Report ထဲမှာ ဌာနအလိုက် ဝန်ထမ်းဦးရေ၊ နောက်ကျရောက်မှုအရေအတွက်နဲ့ ခွင့်ယူထားတဲ့ရက်တွေကို ထည့်ပေးပါ။ ပြီးရင် Excel ဖိုင်အဖြစ် HR Manager ဆီ Email နဲ့ ပို့ပေးပါ။ အချက်အလက်တစ်ခုခု မပြည့်စုံရင် ဒီနေ့ ညနေ ၃ နာရီမတိုင်ခင် ပြန်ပြောပေးပါနော်။”

ဒီ Message မှာ ဘယ်သူ့ကို ပြောတာလဲ၊ ဘာအလုပ်လုပ်ရမလဲ၊ Report ထဲမှာ ဘာတွေပါရမလဲ၊ ဘယ် Format နဲ့ ပေးရမလဲနဲ့ ဘယ်အချိန်အပြီး လုပ်ရမလဲဆိုတာ ရှင်းလင်းစွာ ပါဝင်ပါတယ်။

ဝန်ထမ်းတစ်ဦးကို အလုပ်တာဝန်ပေးတဲ့အခါ “ဒီအလုပ်ကို မြန်မြန်လုပ်ပေးပါ” လို့ မပြောသင့်ပါဘူး။ “မြန်မြန်” ဆိုတဲ့စကားက လူတစ်ယောက်နဲ့တစ်ယောက် အဓိပ္ပာယ်ကွဲနိုင်ပါတယ်။ အဲဒီအစား—

> “ကို—ရေ၊ Recruitment interview အတွက် Candidate list ကို ဒီနေ့ နေ့လယ် ၂ နာရီမတိုင်ခင် Update လုပ်ပေးပါနော်။ Candidate အမည်၊ လျှောက်ထားတဲ့ Position၊ Interview date နဲ့ Contact number တို့ကို ထည့်ပေးပါ။ List ပြီးရင် Recruitment Team Group မှာ Share ပေးပါ။”
လို့ ပို့နိုင်ပါတယ်။ ဒီလိုရေးရင် ဝန်ထမ်းက လုပ်ဆောင်ရမယ့်အလုပ်ကို တိတိကျကျ နားလည်နိုင်ပြီး မလိုအပ်တဲ့ ပြန်မေးမှုတွေကိုလည်း လျှော့ချနိုင်ပါတယ်။

Meeting တစ်ခုကို အသိပေးတဲ့အခါလည်း “မနက်ဖြန် Meeting ရှိတယ်” လို့သာ ပို့တာထက်—

> “မနက်ဖြန် စက်တင်ဘာ ၅ ရက်နေ့ မနက် ၁၀ နာရီကနေ ၁၁ နာရီအထိ HR Team Meeting ပြုလုပ်ပါမယ်။ ဒီ Meeting မှာ ဝန်ထမ်းအသစ်တွေရဲ့ Onboarding process ကို ပြန်လည်သုံးသပ်ပြီး လာမယ့်သုံးလအတွင်း Completion rate ကို ၉၅ ရာခိုင်နှုန်းအထိ မြှင့်တင်နိုင်ဖို့ လုပ်ဆောင်ချက်တွေ သတ်မှတ်သွားပါမယ်။ တစ်ယောက်ချင်းစီအနေနဲ့ လက်ရှိလုပ်ငန်းစဉ်မှာ တွေ့နေရတဲ့ အခက်အခဲနှစ်ခုနဲ့ အကြံပြုချက်တစ်ခုကို ကြိုတင်ပြင်ဆင်လာပေးပါ။ Meeting ကို Conference Room မှာ ပြုလုပ်ပါမယ်။”
လို့ ပို့သင့်ပါတယ်။ ဒီ Message မှာ Meeting ရဲ့ ရက်စွဲ၊ အချိန်၊ နေရာ၊ ရည်ရွယ်ချက်နဲ့ ကြိုတင်ပြင်ဆင်ရမယ့်အချက်တွေ ပါဝင်တဲ့အတွက် တက်ရောက်သူတွေအနေနဲ့ အဆင်သင့်ဖြစ်အောင် ပြင်ဆင်နိုင်ပါတယ်။

ဝန်ထမ်းကို Deadline သတိပေးတဲ့အခါ စကားလုံးအသုံးအနှုန်းကိုလည်း သတိထားရပါမယ်။ “ဘာလို့ မပြီးသေးတာလဲ၊ အမြဲတမ်းနောက်ကျတယ်” လို့ ရေးလိုက်ရင် အပြစ်တင်သလို ဖြစ်ပြီး ဆက်ဆံရေးကို ထိခိုက်စေနိုင်ပါတယ်။ အဲဒီအစား—

> “မ—-ရေ၊ Employee file update လုပ်ငန်းရဲ့ Deadline က မနက်ဖြန် ညနေ ၅ နာရီ ဖြစ်ပါတယ်နော်။ လက်ရှိမှာ File ၈၀ ထဲက ၆၀ ပြီးမြောက်ထားတာ တွေ့ရပါတယ်။ ကျန်တဲ့ File ၂၀ ကို မနက်ဖြန် ညနေ ၅ နာရီမတိုင်ခင် ပြီးမြောက်အောင် ဆောင်ရွက်ပေးပါ။ အချိန်မီ မပြီးနိုင်မယ့် အခက်အခဲရှိရင် ဒီနေ့ ညနေ ၃ နာရီမတိုင်ခင် ပြောပြပေးပါနော်။ လိုအပ်ရင် အလုပ်ခွဲဝေပေးဖို့ စီစဉ်ပေးပါမယ်။”
လို့ ပို့နိုင်ပါတယ်။ ဒီလိုရေးခြင်းက လက်ရှိတိုးတက်မှုကို အချက်အလက်နဲ့ ပြပြီး လိုအပ်တဲ့ ရလဒ်၊ deadline နဲ့ အကူအညီရနိုင်တဲ့နည်းလမ်းကို တစ်ခါတည်း ဖော်ပြပေးထားတာ ဖြစ်ပါတယ်။

လုပ်ငန်းတာဝန်တစ်ခုကို Team တစ်ခုလုံးထံ ပေးပို့တဲ့အခါမှာလည်း တာဝန်ခွဲဝေမှုကို ရှင်းလင်းစွာ ထည့်သွင်းရေးသားရပါမယ်။

> “ဒီအပတ် HR Employee Engagement Survey ကို အပြီးသတ်လုပ်ဆောင်ကြရအောင်ပါ။ မ—က Survey form ကို စက်တင်ဘာ ၆ ရက်အပြီး ပြင်ဆင်ပေးပါ။ ကို—က Department တွေထံ Survey link ကို စက်တင်ဘာ ၇ ရက် မနက်ပိုင်းမှာ ပို့ပေးပါ။ မ—က Response တွေကို စုစည်းပြီး စက်တင်ဘာ ၁၂ ရက် ညနေ ၄ နာရီမှာ Summary Report ပြင်ဆင်ပေးပါ။ Survey response rate ကို အနည်းဆုံး ၈၀ ရာခိုင်နှုန်း ရရှိအောင် ဆောင်ရွက်ကြပါမယ်။ အခက်အခဲရှိရင် Group ထဲမှာ ကြိုတင်အသိပေးပေးပါ။”

ဒီ Message မှာ Team ရဲ့ ရည်မှန်းချက်၊ တစ်ဦးချင်းစီရဲ့ တာဝန်၊ deadline နဲ့ တိုင်းတာမယ့်ရလဒ်တို့ ပါဝင်တဲ့အတွက် Team member တွေက ကိုယ့်တာဝန်ကိုယ် မရှုပ်မထွေး သိရှိနိုင်ပါတယ်။

Message ရေးတဲ့အခါ “လုပ်ပေးပါ”၊ “အမြန်လုပ်ပါ”၊ “အဆင်ပြေအောင် လုပ်ပါ” ဆိုတဲ့ စကားတွေကို တစ်ခုတည်း အသုံးမပြုဘဲ ဘာကို ဘယ်လို စံနှုန်းနဲ့ လုပ်ရမလဲဆိုတာ ထည့်ရေးသင့်ပါတယ်။

ဥပမာ “Employee Handbook ကို Update လုပ်ပေးပါ” ဆိုတာထက် “Employee Handbook ထဲက Leave Policy နဲ့ Attendance Policy အပိုင်းတွေကို ပြန်လည်စစ်ဆေးပြီး လက်ရှိ Company Policy နဲ့ ကိုက်ညီအောင် ပြင်ဆင်ပေးပါ။ ပြင်ဆင်ထားတဲ့ Version ကို Word ဖိုင်အဖြစ် စက်တင်ဘာ ၁၀ ရက် ညနေ ၃ နာရီမတိုင်ခင် ပေးပို့ပါ” လို့ ရေးရင် ပိုမိုထိရောက်ပါတယ်။

Message ပို့ပြီးတဲ့အခါ လက်ခံသူက နားလည်ကြောင်းလည်း ပြန်လည်အတည်ပြုခိုင်းနိုင်ပါတယ်။
ဥပမာ “အလုပ်အကြောင်းအရာနဲ့ Deadline ကို နားလည်ရင် ‘Confirmed’ လို့ ပြန်ပေးပါနော်။ အခက်အခဲရှိရင်လည်း ကြိုတင်ပြောပေးပါ” လို့ ထည့်ရေးနိုင်ပါတယ်။ ဒါကြောင့် Message ဖတ်ပြီး မဖတ်ပြီး၊ နားလည်ပြီး မနားလည်ပြီးဆိုတာကို သိနိုင်ပြီး နောက်ပိုင်း အထင်အမြင်လွဲမှားမှုတွေကိုလည်း လျှော့ချနိုင်ပါတယ်။

အနှစ်ချုပ်ပြောရရင် လုပ်ငန်းကိစ္စ Message ပေးပို့ရာမှာ SMART ကို အသုံးပြုတယ်ဆိုတာ Message ကို ရှည်ရှည်ရေးတာ မဟုတ်ပါဘူး။ လက်ခံသူက ဖတ်လိုက်တာနဲ့ “ဘာလုပ်ရမလဲ၊ ဘယ်လောက်အထိ လုပ်ရမလဲ၊ ဘာကြောင့် လုပ်ရမလဲ၊ ဘယ်သူက တာဝန်ယူရမလဲ၊ ဘယ်အချိန်အပြီး လုပ်ရမလဲ” ဆိုတာ ရှင်းလင်းစွာ နားလည်နိုင်အောင် ရေးသားခြင်း ဖြစ်ပါတယ်။

အလွယ်မှတ်ရမယ်ဆိုရင် လုပ်ငန်း Message တစ်စောင်မှာ— လက်ခံသူ၊ လုပ်ဆောင်ရမည့်အလုပ်၊ လိုအပ်သည့်ရလဒ်၊ ပေးပို့ရမည့်ပုံစံ၊ Deadline နဲ့ အခက်အခဲရှိပါက ဆက်သွယ်ရမည့်နည်းလမ်းတို့ကို ထည့်ရေးပေးရပါမယ်။ ဒီလိုရေးသားနိုင်ရင် Communication ပိုမိုရှင်းလင်းလာပြီး အလုပ်မှားယွင်းမှုနဲ့ အချိန်နောက်ကျမှုတွေကိုလည်း လျှော့ချနိုင်ပါလိမ့်မယ်။

ဒေါက်တာနေဝင်းအောင်
DipHRM