၁။ ရုံးစာရွက် စာတမ်းများအား လုံခြုံမှုအဆင့်အတန်း သတ်မှတ်ချက် အမျိုးအစားမည်မျှ ခွဲခြားထားသနည်း။ ၎င်းတို့ကို ရေးသားပါ။
ရုံးစာရွက်စာတမ်းများအား လုံခြုံမှုအဆင့်အတန်း (၅) မျိုးသတ်မှတ်ထားပါသည်။ ၎င်းတို့မှာ-
(က) ထိပ်တန်းလျှို့ငှက်
(ခ) လျှို့ဝှက်
(0) အတွင်းရေး
(ဃ) ကန့်သတ်
(င) ရိုးရိုး တို့ဖြစ်သည်။
၂။ လုံခြုံမှုအဆင့်အတန်း ကန့်သတ်သတ်မှတ်ရန် အကျုံးဝင်သောအရာများကို ဖော်ပြပါ။
အများပြည်သူဖတ်ရှုရန် မဟုတ်သော စာရွက်စာတမ်းများ၊ လေ့ကျင့်ရေးစာစောင်များ၊ ပြန်တမ်းများ စသည်တို့သည် လုံခြုံမှုအဆင့်အတန်း ကန့်သတ်အဖြစ် သတ်မှတ်ရန် အကျုံးဝင်သော အကြောင်းအရာများဖြစ်သည်။
၃။ ဦးစား အဆင်အတန်း သတ်မှတ်ချက်မည်မျှရှိသနည်း။၎င်းတို့ကို ဖြေဆိုပါ။
ရုံးစာများအား အကြောင်းအရာ ကိစ္စ၏ သဘောသဘာဝကို လိုက်၍ဦးစားပေးအဆင့်အတန်း သတ်မှတ်ချက် (၄ မျိုးရှိသည်။ ၎င်းတို့မှာ-
(က) ချက်ချင်း
(ခ) အမြန်
(ဂ) အရေးကြီး
(ဃ) ရိုးရိုး တို့ဖြစ်သည်။
၄။ ရုံးစာရေးသားနည်း အမျိုးအစားများကို ရုံးစာရေးသားရာတွင် အရေးပါသော အချက်အလက်များကို အထူးပေါ်လွင် ထင်ရှားစေရန်နှင့်သက်ဆိုင်သူများ ဂရုပြုမိစေရန် အမျိုးအစား (၉) မျိုးဖြင့် ရေးသားနိုင်သည်။ ၎င်းတို့မှာ
(က) စာတမ်း
(ခ) အကျဉ်းချုပ်စာ
(0) အတိုချုံးရေးစာ
(ဃ) စာပေးစာယူ
(င) အမိန့်နှင့်ညွန်ကြားချက်
(စ) အစည်းအဝေးမှတ်တမ်း
(ဆ) ခရီးသွားမှတ်တမ်း
(ဇ) လုပ်ငန်းမှတ်တမ်း
(ဈ) လုပ်ငန်းစီမံချက် တို့ဖြစ်သည်။
၅။ ပြီးပြည့်စုံသော ရုံးလုပ်ငန်းဖြစ်စေရန်အတွင် အောက်ပါအချက်များ လိုအပ်ပါသည်။
(၁) အချက်အလက်များ စုံလင်ခြင်း။
(၂) ညှိနိုင်းရမည်ကိစ္စရပ်များ ကြိုတင်ညှိနှိုင်းပြီးဖြစ်ခြင်း။
(၃) တိုတိုနှင့်လိုရင်းပေါ်လွင်ခြင်း။
(၄) အဆုံးအဖြတ်ပေးရမည် အချက်ပေါ်လွင်ခြင်း။
(၅) သပ်ရပ်သေသပ်မှုရှိခြင်း။
၆။ ရုံးလုပ်ငန်းကို ထိရောက်ထက်မြက်စွာ ဆောင်ရွက်ရန် လိုအပ်သော အချက်မည်မျှ ရှိသနည်း၊
ရုံးလုပ်ငန်းများ ထိရောက်ထက်မြက်စွာ ဆောင်ရွက်ရန် လိုအပ်သော အချက် (၅) ချက်ရှိပါသည်။ ၎င်းတို့မှာ-
(၁) စနစ်
(၂) စည်းကမ်း
(၃) အရည်အချင်း
(၄) ကျွမ်းကျင်မှု နှင့်
၅) ထိုးထွင်းတီထွင်လိုစိတ် တို့ဖြစ်ပါသည်။
၇။ ဝင်စာများကို အရေးယူဆောင်ရွက်ခြင်း ရည်ရွယ်ချက်ကို ဖြေဆိုပါ။
ရုံးဝန်ထမ်းများအနေဖြင့် စာများပျောက်ဆုံးမှုမရှိစေရန် ၊ပေါက်ကြားမှုမရှိစေရန်၊ လုံခြုံစွာ ထိန်းသိမ်း ကွပ်ကဲနိုင်ရန် လိုအပ်ပါက အလွယ်တကူ ရှာဖွေနိုင်ရန်၊ ရုံးလုပ်ငန်းများ တိကျမြန်ဆန်မှန်ကန်စွာ ဆောင်ရွက်နိုင်စေရန် အတွက် ဝင်စာများအား အရေးယူဆောင်ရွက် ရပါသည်။ဝင်စာများကို လက်ခံရာတွင် အောက်ပါအချက် (၈)ချက်အား စစ်ဆေးကြည့်ရှုရမည်-
(၁) မိမိတို့ရုံး/ အဖွဲ့အစည်း သို့ ပေးပို့သည့် စာ ဟုတ်/မဟုတ်
(၂) လုံခြုံမှုအဆင့်အတန်း ပါ /မပါ
(၃) ဦးစားပေးအဆင့် ပါ/မပါ
(၄) ပေးပို့သည် အဖွဲ့အစည်း
(9) သက်ဆိုင်ရာ အရာရှိ၏ လက်မှတ်
(၆) ရက်စွဲ နှင့် စာအမှတ်
(၇) ရုံးတံဆိပ်
(၈) ပူးတွဲစာရွက်စာတမ်းစုံ/မစုံ
၉။ ဝင်စာများကို စနစ်တကျ လုပ်ကိုင်ဆောင်ရွက်လျှင် ရရှိနိုင်သော အကျိုးကျေးဇူးများကို ဖော်ပြပါ။
ဝင်စာများအား စနစ်တကျ ဆောင်ရွက်ခြင်းအားဖြင့် လုပ်ငန်းများလွယ်ကူမြန်ဆန်ခြင်း၊ စာရွက်စာတမ်းများ ပျောက်ဆုံးမှ နည်းပါးခြင်း၊ စာရွက်စာတမ်းများ လုံခြဲစွာ ထိန်းသမ်းနိင်ခြင် ထိရောက်မှန်ကန်သော အဆုံးအဖြတ်ကိုဆင်ခြင် သည် အကျိုးကျးဇုးမျာ ရရှိစေပါသည်။
၁၀။ ရုံးစာရေးသားနည်းတွင် အသုံးပြုရမည့် ခေါင်းစဉ်များကို ရေးသားပါ။
ရုံးစာရေးသားနည်းတွင် အသုံးပြုရမည် ခေါင်းစဉ်များမှာ အောက်ပါအတိုင်းဖြစ်သည်-
(၁) ခေါင်းစဉ်ကြီး
(၂) ခေါင်းစဉ်
(၃) အစုခေါင်းစဉ်
(၄) စာပိုဒ်ခေါင်းစဉ်
(9) စာပိုင်ခွဲ ခေါင်းစဉ်
(၆) စာပိုဒ်ခွဲငယ်ခေါင်းစဉ်
(၇) စာပိုဒ်ခွဲငယ်စိတ် ခေါင်းစဉ် တို့ဖြစ်သည်။
၁၁။ စာပေးစာယူအမျိုးအစားများကို ဖြေဆို။
စာပေးစာယူအမျိုးအစားများမှာ-
(၁) အမှာစာ
(၂ ) ရင်းနှီးမှုဖြင်ပေးသော ရုံးစာ
(၃) ကိုယ်ရေးစာ
(၄) ရုံးတွင်းပေးစာ
(၅) သာမန်ရုံးစာ
၁၂။ စာရွက်စာတမ်းများကို လုံခြုံစွာကိုင်တွယ်ထိန်းသိမ်းခြင်း ၏ ရည်ရွယ်မျက်များကို ဖြေဆိုပါ။
မိမိရုံး/ ဌာနအဖွဲ့အစည်းအနေဖြင့် စာရွက်စာတမ်းနှင့်သတင်းများ ပေါက်ကြားမှု မရှိစေရန်၊ လုံခြုံမှုအဆင့်အတန်း ဦးစားပေးအလိုက် စာရွက်စာတမ်းများကို စည်းမျဉ်းစည်းကမ်းနှင့်အညီ ဆောင်ရွက်နိုင်စေရန်
၁၃။ ရုံးလုပ်ငန်းဆိုသည်မှာ အဘယ်နည်း။
ရုံးလုပ်ငန်းဆိုသည်မှာ ရုံး၊ ဌာန အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုအနေဖြင့် နေ့စဉ်လုပ်ငန်းများအား စနစ်တကျ ပြီးမြောက်စေရေး စီမံခန့်ခွဲခြင်းဖြစ်ပါသည်။ ရုံးလုပ်ငန်းသည် ရုံး/ဌာန အဖွဲ့အစည်း၏ ပင်မလုပ်ငန်းများကို အထောက်အကူပြုသည့် လုပ်ငန်းဖြစ်ပါသည်။
၁၄။ ထွက်စာများကို အရေးယူဆောင်ရွက်ရခြင်း၏ ရည်ရွယ်ချက်များကို ဖြေဆိုပါ။
ထွက်စာများကို အရေးယူဆောင်ရွက်ရခြင်းမှာ ထွက်စာစာရင်းနှင့်အရေအတွက် အတိအကျ သိရှိနိုင်ရန်၊ ရည်ညွန်းရန်နင့်ကိုးကားရန်၊ အလွယ်တကူရှာဖွေနိုင်ရန် ထွက်စာအား မည်သည့်နေ့ရက်တွင် မည်သူ့ထံသို့ပေးပို့ခဲ့ကြောင်း အခိုင်အမာ သိနိုင်ရန်အတွက်ဖြစ်သည်။
၁၅။ ထွက်စာများကို မည်သို့ အမှတ်စဉ်တပ်၍ ပေးပို့ရသနည်း။
ပြကွဒန်နှစ်အလိုက် အမှတ်စဉ်ပေး၍ မှတ်ပုံတင်ရပါသည်။ ထွက်စာအမှတ်အား စာရွက်၏ လက်ဝဲဘက်ထိပ်ထောင့်တွင် ရိုက်နှိပ်ထားသည်။ ရုံးတံဆိပ်အတွင်းရှိစာအမှတ်တွင် ရေးသွင်းပြီး ရက်စွဲကို ရေးသွင်းပေးရမည်။
အောက်ပါအချက်များ ပြည့်စုံခြင်း ရှိ/မရှိ စစ်ဆေးရမည်-
(၁) စာတွင် လက်မှတ်ရေးထိုးပိုင်ခွင့်ရှိသူ၏ လက်မှတ်ပါ/ မပါ
(၂) စာလက်မံမည့် ရုံး (သို့) အဖွဲ့အစည်း (သို့ ) ပုဂ္ဂိုလ်၏ လိပ်စာအပြည့်အစုံ ပါ/မပါ
(၃) စာအမှတ်နှင့် ရက်စွဲပါ /မပါ
(၄) ထွက်စာတွင် ပူးတွဲနှင့်နောက်ဆက်တွဲများ စုံ၊ မစုံ
၅) မိတ္တူ များ ဖြန့်ဝေရန်ဖြစ်ပါက အရေအတွက် ပြည့်စုံခြင်း ရှိ/မရှိ
ထိပ်တန်းလျှို့ဝှက်အဆင့်ရှိ စာရွက်စာတမ်းများကို စာအိတ်နှစ်ထပ်ဖြင့်ပေးပို့ရမည်။ အတွင်း စာအိတ် တွင် လက်ခံမည် အကြီးအကဲ၊ လိပ်စာ၊ ရုံးတံဆိပ် ရိုက်နှိပ်ပြီး ထိပ်တန်းလျှို့ဝှက်ဟု ရေးသားရမည်။ အကြီးအကဲကိုယ်တိုင် ဖွင့်ဖောက်စေလိုပါက ” လိပ်စာရှင်ကိုယ်တိုင်သာ ဖွင့်ရမည်” ဟုရေးသားရမည်။ အပြင်စာအိတ်တွင် လက်ခံမည် အကြီးအကဲ၊ ရာထူးနှင့် ဌာနသာ ရေးရမည်။ ထိပ်တန်းလျှို့ဝှက်ဟု ရေးသားရန်မလို၊ မြို့တွင်းဖြစ်ပါက စိတ်ချရသော ဝန်ထမ်းအား စေလွတ်ပေးပို့ရမည်၊ စာတိုက်မှ ပို့လျှင် မှတ်ပြီး ပေးမည်။
၁၈။ မှတ်တမ်းထိန်းသိမ်းရခြင်း၏ ရည်ရွယ်ချက်ကို ရေးသားပါ။
မှတ်တမ်းထိန်းသိမ်းရခြင်း၏ ရည်ရွယ်ချက်မှာ မိမိတို့ရုံးတွင် အသုံးကျသည့်မှတ်တမ်းများအား စနစ်တကျ ထိန်းသိမ်းနိုင်ရန်၊ နောင်တွင် ရုံးလုပ်ငန်းများ ဆောင်ရွက်ရာတွင် ယခင်မှတ်တမ်းဟောင်းများ မှ အတွေ့အကြုံများ ရယူနိုင်ရန်
မှတ်တမ်း ဆိုသည်မှာ အဘယ်နည်း။
မှတ်တမ်းဆိုသည်မှာ လိုအပ်သောအခါ ကိုးကားနိုင်ရန်အတွက် ထိန်းသိမ်းထားသည့် စာရွက်စာတမ်းများ ၊ဓါတ်ပုံများ မြေပုံများ၊ အသံဖိုင်နှင့်ဗွီဒီယိုမှတ်တမ်းများ ကို ဆိုလိုသည်ဟု နည်းလည်ပါသည်။
၂၀။ အဓိကမှတ်တမ်းအမျိုးအစားမည်မျှရှိသနည်း။ ၎င်းတို့ကို ရေးသားပါ။
အဓိကအား ဖြင့် မှတ်တမ်း (၇) မျိုးရှိပါသည်။ ယင်းတို့မှာ-
(၁) ဥပဒေ၊နည်းဥပဒေ၊ အမိန့်၊ ညွှန်ကြားချက် ၊လက်စွဲစာစောင်စသည်များ
(၂) စာချုပ်စာတမ်းများ သဘောတူညီချက်များ
(၃) ပုံစံများ၊ ခါတ်ပုံများ၊ မြေပုံများ၊ အသံဖိုင်နှင့် ဗီဒီယို ဖိုင်များ
(၄) သုတေသနစာတမ်းများ၊ သဘောတူညီချက်များ
(၅) အစီရင်ခံစာများ၊ စစ်ဆေးချက် မှတ်တမ်းများ၊ ငွေစာရင်းများ
(၆) ခေါင်းစဉ်အလိုက် ဖွင့်လှစ်ထားရှိသော စာတွဲများ၊ အမှုတွဲများ
(၇) လုပ်ငန်းစီမံချက်များ တို့ဖြစ်ပါသည်။
၂၁။ ပစ္စည်းထားရှိရတွင် ယေဘုယျ လိုက်နာဆောင်ရွက်ရမည့် မူများကိုဖြေဆိုပါ။
ပစ္စည်းထားရှိရာတွင် ယေဘုယျအားဖြင့် လက်ခံရရှိသည် ပစ္စည်းအမျိုးအစား၊ အရေအတွက်၊ ကာလတန်းဖိုး၊ အကောင်း/အပျက် စသည်တို့ကို စာရင်းဇယားပြုလုပ် ထားရပါမည်။ ထုတ်ပေးသည်် အခါတွင်လည်း အမျိုးအစား၊ အရေအတွက်အလိုက် မည်သူအား မည်သည့်နေ့တွင် ထုတ်ပေးကြောင်း စာရင်း ပြုလုပ်ရမည်။ ပစ္စည်းအသွင်း၊ အထုတ်အား တာဝန်ရှိသူ အရာရှိ၏ ခွင့်ပြုချက်ဖြင့် ပြုလုပ်ရပါမည်။ထုတ်ပေး လက်ခံပြေစာများ ထုတ်ပေးမိန့်များ အား စနစ်တကျ ထိန်းသိမ်းထားရမည်။ စတိုတာဝန်ခံမှ မြေပြင်ရှိ လက်ကျန်စာရင်းနှင့်စာရင်းရှိလက်ကျန် ကိုက်ညီမှုရှိ၊မရှိအား အခါအားလျော်စွာ စစ်ဆေး ရပါမည်။နိုင်ငံပိုင်ပစ္စည်းများအား တာဝန်ရှိသူ ဝန်ထမ်း၏ ထိန်းသိမ်းမှုအောက်တွင်သာ ရှိရမည်။
၂၂။ ဘင်းကတ်ပြားတွင် ဖော်ပြရမည့် အချက်ကို ဖြေဆိုပါ။
ဘင်းကတ်ပြားများပေါ်တွင် အမျိုးအမည် ပစ္စည်း သင်္ကေတ အမှတ်၊ရေတွက်ပုံ၊ သွင်း/ထုတ် ရက်စွဲ၊ ရရှိသည် အရေအတွက် ထုတ်ပေးသည့် အရေအတွက် | ပစ္စည်းလက်ကျန်အရေအတွက် ၊ အနည်းဆုံးထားရှိရန် အရေအတွက် |မှတ်ချက် စသည်အချက်များ ပါပင်ရပါမည်။
၂၃။ ပစ္စည်းများကို စစ်ဆေးသည် အရာရှိမှ သတိပြုရမည်် အချက်များကို ဖော်ပြပါ။ ပစ္စည်းများအား စစ်ဆေးရာတွင် မြေပြင်လက်ကျန် နှင့်စာရင်းရှိလက်ကျန် ကိုက်ညီမှုရှိ မရှိ၊ အသွင်းအထုတ် ပြုလုပ်ရာတွင် တာဝန်ခံအရာရှိ၏ လက်မှတ် ပါ/မပါ၊ ပစ္စည်းစာရင်းများ ရေးသွင်းထားချက်များ မှန်ကန်မှု ရှိ/ မရှိ၊ ပစ္စည်းများပြုပြင်ထိန်းသိမ်းရန်နှင့် ပျောက်ဆုံး /ပျက်စီးမူ ရှိ/ မရှိ၊ မီးဘေးအန္တရာယ် စိတ်ချရမှု ရှိ၊ မရှိ တို့အား စစ်ဆေးရပါမည်။
၂၄။ အစုခေါင်းစဉ်နှင့်ပတ်သက်သည်များကို ရေးသားပါ။
အစုခေါင်းစဉ်သည် စာပိုဒ်၏အထက် လက်ဝဲဘက်တွင် ရှိရမည်။ အောက်တွင်မျဉ်းသားရမည်။ အတိုကောက်စာလုံးများ မသုံးရ | နောက်အစုခေါင်းစဉ်မရောက်မီ ရေးသားလိုသော အချက်များအားလုံး ပါဝင်စေရမည်။
၂၅။ မှတ်စုလွာရေးသားရာတွင် လိုက်နာရမည် အချက်များကို ဖြေဆိုပါ။
မှတ်စုလွာရေးသားရာတွင် လိုက်နာရမည့်အချက် (၁၁) ချက်ရှိသည်။ ၎င်းတို့မှာ-
(၁) လိုရင်းတိုရှင်း သပ်ရပ်စွာ ရေးသားရမည်။
(၂) ရေးသားရာတွင် ရုံးစာရေးသားနည်းအတိုင်း ရေးသားရမည်။
(၃) မူလစာအား ပုံစံတူ ကူးယူခြင်းမပြုရ။
(၄) အကျုံးဝင်သော ဥပဒေ၊ အမိန့်၊ ညွှန်ကြားချက်များ တင်ပြရမည်။
(၅) အလားတူကိရပ်များနှင်ပတ်သက်၍ ဆုံးဖြတ်ဲသည်များရှိပါက သာဓက အနေဖြင့် ဖော်ပြရန်။
(၆) မှားယွင်းမှု ဥပဒေ၊ နည်းဥပဒေ စသည်တို့နှင့်မကိုက်ညီပါက ဖော်ပြရန်။
(၇) ရည်ညွန်းကိုးကားချက်များ ပြည့်စုံစွာဖော်ပြရန်။
(၈) ဆောင်ရွက်ပေးလိုသည်များ၊ အဓိကစဉ်းစားသင့်သည် အချက်များ၊ မိမိသုံးသပ်ချက်၊ သဘောတရားများ ဖော်ပြရန်။
(၉) လုပ်ရိုးလုပ်စဉ်များတွင် စာမူကြမ်း (သို့) စာချောအား တစ်ပါတည်းတင်ပြရန်။
(၁၀) မှတ်စုလွာအား အမှုတွဲတွင် အစီအစဉ်တကျ စီစဉ်ပြီး ကတ်ပြားတွင်တွဲချည်၍ တင်ပြရန်။
(၁၁) မှတ်စုလွာအား ပင်အပ်နှင့်ကလစ်များတွဲရာတွင် မှတ်စုထိပ်လက်ဝဲဘက်ထောင့်စွန်း မှဖြတ်ထိုးပြီး အပ်ဖျားသည် မှတ်စုလွာစာရွက်များအကြားနစ်မြုပ်နေရမည်။ ကလစ်ညှပ် ရာတွင်လည်း မှတ်စုလွာ လက်ဝဲဘက်ဘေးမျဉ်းကြောင်းပေါ်တွင် ကပ်၍ ကျစေရမည်။ အလံများ တစ်ခုနှင့်တစ်ခု ထပ်မနေဘဲ ညီညာစွာ အစွန်းထွက်နေရမည်။
၂၆။ အစည်းအဝေးတစ်ခု အောင်မြင်စွာ ကျင်းပနိုင်ရန် တာဝန်များကို ရေးသားဖြေဆိုပါ။
အစည်းအဝေးတစ်ခု အောင်မြင်စွာ ကျင်းပနိုင်ရန် အစီအစဉ်များရေးဆွဲခြင်း၊နေရာနှင့် အထောက်အကူပစ္စည်းများ ကြိုတင်ပြင်ဆင်ခြင်း၊ အစည်းအဝေးတွင်ဆွေးနွေးရမည့် အချက်များ အခမ်းအနား အစီအစဉ်များအား တက်ရောက်မည့်သူများအား ကြိုတင်ပေးပို့ခြင်း၊ ဖိတ်ကြားခြင်း အစည်းအဝေးမှတ်တမ်းရေးသားခြင်း — အစည်းအဝေးမှတ်တမ်းအား ဖြန့်ဝေခြင်းကို လိုအပ်မည်။
၂၇။ အစည်းအဝေးဖိတ်ကြားရာတွင် ပါဝင်ရမည့်အချက်များကို ဖြေဆိုပါ။
အစည်းအဝေးဖိတ်ကြားရာတွင် ခေါ်ယူရမည့် အကြောင်းအရင်း ကျင်းပမည့်ရက်စွဲ၊အချိန်၊နေရာ၊ တက်ရောက်ရမည့် အင်အားစာရင်း (တက်ရောက်ခွင့်ရှိသူ)၊အစည်းအဝေးအစီအစဉ်၊ လိုအပ်သည့် အထောက်အထား ၊ စာရွက်စာတမ်းနှင့်အချက်အလက်များကြိုတင်လေ့လာရန်၊ လိုအပ်ပါက လိုအပ်သော အချက်အလက်ရှင်းလင်းချက်များကို သီးခြားပြုစု၍ ဖိတ်ကြားချက်နှင့်အတူ ပေးပို့ရမည်။
၂၈။ အစည်းအဝေးကျင်းပရန် နေရာတွင် ဆောင်ရွက်ရမည် လုပ်ငန်းများကိုရေးသားပါ။
အစည်းအဝေးကျင်းပရန် နေရာရွေးချယ်ရာတွင် ဆူညံမှုမရှိသည် နေရာဖြစ်ရမည်။ ခုံနေရာ ချထားရာတွင် အရေးကြီး ပုဂ္ဂိုလ်များ ဦးစားပေး၍ စနစ်တကျ ချထားရမည်။ ဆွေးနွေးမည့် အချက်များနှင့် ပတ်သက်သည် စာရွက်စာတမ်း အထောက်အထားများအား ကြိုတင်ပြင်ဆင် ချထားပေးရမည်။ အစည်းအဝေးအစီအစဉ်၊ စာရွက်၊ခဲတံ၊ ရေသန့်ဘူး၊ ရေခွက်များ ချထားရမည်။ အစည်းအဝေး မှတ်တမ်းရေးသားသူအတွက် သီးသန့်နေရာပေးရမည်။ အခမ်းအနားမှူး ဆောင်ရွက်ရန်အတွက် ကြိုတင်စီစဉ်ထားရမည်။ အစည်းအဝေးတက်ရောက်သူများ သုံးစွဲရန် အိမ်သာသန့်ရှင်းမှု ဆောင်ရွက်ထားရမည်။ အစည်းအဝေး တက်ရောက်လာသူများစီးနင်းလာ သည့် ယာဉ်များ ရပ်နားရန် နေရာ ဆောင်ရွက်ပေးရမည်။
၂၉။ အစည်းအဝေးမှတ်တမ်းရေးသားရာတွင် လိုက်နာရမည့်အချက်များကို ဖော်ပြပါ။
အစည်းအဝေးမှတ်တမ်းရေးသားရာတွင် ဆွေးနွေးသည့် ခေါင်းစဉ်။(အကြိမ်အရေအတွက် ခုနှစ်၊ အစည်းအဝေးတက်ရောက်သူများအား အကြောင်းအရာ၊ ခေါင်းစဉ်အောက်တွင် ရာထူးတပ်၍ ရာထူးကြီးစဉ်ငယ်လိုက် ရေးရမည်။ ဥက္ကဌ သဘာပတိ နှင့်အတွင်းရေးမှူးတို့အား ရေးသား၍ အတွင်းရေးမှူးအား အောက်ဆုံးမှ ထား၍ ရေးသားရမည်။ တက်ရောက်သူများအောက်တွင် ပျက်ကွက်သည့် သူများအား သီးခြားဒေါင်းစဉ်ဖြင့် ရေးရမည်။ မှတ်တမ်းအဖွင့်တွင် ရည်ရွယ်ချက် ရေးသားရမည်။ဆွေးနွေးချက်များဖော်ပြရာတွင် အတိုကောက်မသုံးရ။ တစ်ဦးတစ်ယောက်၏ ယူဆချက်အား မှတ်တမ်းတင်ခြင်းမပြုရ။ အရေးယူဆောင်ရွက်ရမည့် အချက်များကိုသာ မှတ်တမ်းတင်ရမည်။ ဥက္ကဌ။ သဘာပတိကသီးခြားညွန်ကြားသည့်အပေါ် တက်ရောက်သူများမှ ဆွေးနွေးသည့် ယူဆချက်များအား မှတ်တမ်းတင်ရမည်။ ဆုံးဖြတ်ချက်များအား အသေးစိတ် မှတ်တမ်းတင်ရမည်။ ဆောင်ရွက်ရမည့် ဌာန၊ ပုဂ္ဂိုလ်များအား စာရွက်၏ လက်ယာဘက် ကွက်လပ် တွင်ရေးရမည်။ အစည်းအဝေးမှတ်တမ်းအား လုံခြုံမွုအဆင့်အတန်း သတ်မှတ်ရမည်။ လျှို့ဝှက်အဆင့်ထက် လုံခြုံမှုအဆင့်ရှိသော အစည်းအဝေးမှတ်တမ်းကို စောင်ရေအမှတ် တပ်ရမည်။ စောင်ရေအမှတ်အား စာရွက်၏ လက်ဝဲဘက်ထိပ်ထောင့်တွင် တပ်ရမည်။ အစည်းအဝေးမှတ်တမ်းအား ဥက္ကဌ သဘာပတိ ထံတင်ပြ၍ အတည်ပြုချက်ရပြီးလျှင် မှတ်တမ်းတင်သူလက်မှတ်ရေးထိုးရမည်။အစည်းအဝေးမှတ်တမ်းဖြန့်ဝေခြင်းအား အစည်းအဝေး ပြီး ဆုံးပြီး (၂၄)နာရီအတွင်း ဖြန့်ဝေရမည်။
၃၀။ ခရီးသွားမှတ်တမ်းရေးသားရာတွင် လိုက်နာရမည့်အရာများကို ရေးသားပါ။
ခရီးသွားမှတ်တမ်းရေးသားရာတွင် သွားရောက်စစ်ဆေးမညို” အစီအစဉ်ကိုဦးစွာရေးသားရမည်။ ခရီးစဉ်နှင့် ပတ်သက်၍ ပေးပို့သည့် စာများသည် လျှို့ဝှက်အဆင့်ထက်မနိမ့်သော လုံခြုံရေး အဆင့်အတန်းများဖြစ်ရမည်။ သွားရောက်စစ်ဆေး ဆောင်ရွက်သည်အခါ ညွန်ကြားချက် များနှင့် အညီ ပြည့်စုံမှန်ကန်တိကျစွာမှတ်တမ်းတင်ရမည်။ ဆွေးနွေးချက်များအား လိုရင်းတိုရှင်း ပြောပြရမည်။ ရေးသားရာတွင် ခေါင်းစဉ်ကြီး၊ အဖွဲ့ဝင်များ၊ ခရီးစဉ် ဟူသည် အစုခေါင်းစဉ် (၃)ခုဖြင့်ရေးသားတင်ပြရမည်။
၃၁။ လုပ်ငန်းမှတ်တမ်းရေးသားရာတွင် သတိပြုရမည့် အချက်များကို ဖြေဆိုပါ။
လုပ်ငန်းမှတ်တမ်းရေးသားရာတွင် လုံခြုံမှူအဆင့်အတန်းသတ်မှတ်ခြင်း၊ အဆင့်နှင့်အညီ ကိုင်တွယ် ထိန်းသိမ်းခြင်း၊ အနာဂတ်စီမံကိန်းများနှင့်ထိပ်တန်းလှို့ဝှက်များ ထည့်သွင်းခြင်း မပြုရန်၊ ဝန်ထမ်းများနှင့် ပတ်သက်၍ အမည်၊ အဆင့်၊ တာဝန်တို့ကို အပြည့်အစုံ ဖော်ပြရန်နှင့် မိမိဌာနတွင်ပင် လုံခြုံစွာ သိမ်းဆည်းရန် ကိစ္စများအား သတိပြုရပါမည်။
၃၂။ လုပ်ငန်းမှတ်တမ်းရေးသားရာတွင် ပါဝင်ရမည့်အချက်များကို ဖြေဆို။
လုပ်ငန်းမှတ်တမ်းရေးသားရာတွင် ရုံးချိန်အတွင်း အရေးပါသည် ဆောင်ရွက်ချက် ၊ဖြစ်စဉ် အကြောင်းအရာများ၊ အမိန့်၊ ညွှန်ကြားချက်များနှင့် ဆုံးဖြတ်ချက်များ ရရှိသော သတင်းအချက်အလက် အကျဉ်းချုပ်များ ဂုဏ်ထူး ဘွဲ့ထူးချီးမြင့်ခြင်းအတွက် ထောက်ခံချက်များ ရာထူးတိုးမြင့်ခြင်းနှင့်နိုင်ငံခြားပညာတော်သင်ကိစ္စများအတွက် ထောက်ခံချက်များ ပါဝင်ရ ပါမည်။
၃၃။ လုပ်ငန်းစီမံချက်တွင် အသုံးပြုရေးသားရမည် ခေါင်းစဉ်များကို ဖြေဆိုပါ။
လုပ်ငန်းစီမံချက်တွင် အောက်ပါခေါင်းစဉ်များအား အသုံးပြုရ
(၁) သတင်း (သို့ )နိဒါန်း
(၂) ရည်မှန်းချက် (သို့) ရည်ရွယ်ချက်
(၃) လုပ်နည်း
(၄) အုပ်ချုပ်မှု
(၅) နိဂုံး
၃၄။ ရုံးလုပ်ငန်းများ စစ်ဆေးရာတွင် အခြေခံရမည် အချက်များကို ရေးသားပါ။
ရုံးလုပ်ငန်းများ စစ်ဆေးရာတွင် ပင်မလုပ်ငန်းဆိုင်ရာ အချက်အလက်များ နှင့်အထောက်အကူပြု ရုံးလုပ်ငန်းဆိုင်ရာ အချက်အလက်များ ပြည့်စုံမှု ရှိ၊ မရှိ၊ ညီနှိုင်းဆောင်ရွက်ရမည့် ကိစ္စရပ်များ ကြိုတင်ဆောင်ရွက် ထားရှိခြင်း ရှိ/ မရှိ၊ ရုံးဝန်ထမ်းများ စည်းကမ်းနှင့်စနစ်ကျမှု ရှိ/ မရှိ၊ ဝန်ထမ်းများ ၏ အရည်အချင်း၊ ကျွမ်းကျင်မှုနှင့် ထိုးထွင်း တီထွင်လိုစိတ် ရှိ/မရှိ တို့အား စစ်ဆေးရမည်ဟု ထင်ပါသည်။
ရုံးလုပ်ငန်းများ ကွပ်ကဲရာတွင် ဝန်ထမ်းများအား တာဝန်ခွဲဝေပေးခြင်း၊ ဝန်ထမ်းများ အမှားပြုလုပ်ရာတွင်ပြောဆိုမှုများ ၊ ကတိကဝတ်ပေးခြင်း၊ ဝန်ထမ်းများနှင့် ဆက်ဆံရေး အခြေအနေ၊ ဝန်ထမ်းများ၏ စွမ်းရည်မြင့်မားရေးကိစ္စရပ်များ၊ ကိစ္စများနှင့် ပတ်သက်၍ သတီထားစီမံဆောင်ရွက်သင့်သည့်ဟု ထင်မြင်ပါသည်။
ရုံးလုပ်ငန်းများ ထိရောက်စွာ ကွပ်ကဲနိုင်ရန်အတွက် ဝန်ထမ်းများ လုပ်ငန်းမှတ်တမ်းများ ရေးသား၍ လစဉ်ပေးပို့စေခြင်း၊ ဝန်ထမ်းများ အား မိမိတို့ တာဝန်ယူဆောင်ရွက်ရသည့် ကိစ္စရပ်များ ၊ ရုံးတွင် ဆောင်ရွက် မှု အခြေအနေ အခက်အခဲများ၊ အကြံပြုချက်များအား အစီရင်ခံစာ ပြုစုတင်ပြခြင်း စသည့် ညွန်ကြားချက်များ ထုတ်ပြန်သင်သည်ဟု ထင်မြင်ပါသည်။
ဝင်စာမှတ်ပုံတင်သူ ဖွင့်ဖောက်စစ်ဆေးခွင့်မရှိသော စာများ
(က) ထိပ်တန်း လျှို့ဝှက် (ခ) လျှို့ဝှက် (ဂ) အတွင်းရေး လုံခြုံမှုအဆင့်အတန်းဝင်စာအိတ်များ။
(ဃ) လူပုဂ္ဂိုလ် တစ်ဦးဦးသို့ အမည်ဖြင့် လိပ်မူထားသည့် စာအိတ်များ။
၂။ ထိပ်တန်းလှို့ဝှက်လုံခြုံမှုအဆင်အတန်း သတ်မှတ်ရန် အကျုံးဝင်သောအကြောင်းအရာများကို ရေးသားပါ။
နိုင်ငံတော်၏ လုံခြုံရေး၊ အနာဂတ်စီမံကိန်းများ ၊နိုင်ငံရေး၊စီးပွားရေးလူမှုရေးဆိုင်ရာ မူဝါဒများ၊ အလွန်အရေးကြီးသည့် နိုင်ငံရေး စာရွက်စာတမ်းများ ဝှက်စာ ဝှက်စာအညွန်း၊ အမည်ဝှက်များ၊ စစ်ဆင်ရေးနှင့်ထောက်လှမ်းရေးကိစ္စရပ်များ ၊ အရေးကြီးပုဂ္ဂိုလ် များ၏ ခရီးစဉ်သတင်းများ စသည်တို့ဖြစ်သည်။
၃။ ထိပ်တန်းလှို့ဝှက်၊ လှို့ဝှက်နှင့် အတွင်းရေး လုံခြုံမှုအဆင့်အတန်းရှိသောစာများကို မည်သို့ လက်မှတ်ရေးထိုးရမည်နည်း။
ထိပ်တန်းလျှို့ဝှက်၊ လျှို့ဝှက်နှင့်အတွင်းရေး လုံခြုံမှုအဆင့်အတန်းရှိသောစာရွက်စာတမ်း များအား ဖယောင်းစက္ကူဖြင့် ရိုက်နိပ်သည် အခါတွင်လည်းကောင်း၊ကွန်ပျူတာဖြင့် ရိုက်နိပ်သည့် အခါတွင်လည်းကောင်း၊ ဖယောင်းစက္ကူပေါ်တွင်လက်မှတ်ရေးထိးခြင်းမပြုရ။ စက္ကူဖြင့်လှ့ည်၍ ကူးယူပြီးမှ တစ်စောင်လက်မှတ်ရေးထိုးရမည်။
မှတ်တမ်းအမျိုးအစား မည်မျှခွဲထားသနည်း။ ၎င်းတို့ကို ရေးသားပါ။
(၇) မျိုးရှိသည်-
(၁) ဥပဒေ၊နည်းဥပဒေ၊ အမိန့်၊ ညွှန်ကြားချက် ။လက်စွဲစာစောင်စသည်များ
(၂) စာချုပ်စာတမ်းများ သဘောတူညီချက်များ
(၃ ပုံစံများ၊ သရုပ်ပြဖယားများ၊မြေပုံများနှင့်အခြားရုပ်မြင်သံကြားဆိုင်ရာ
(၄) သုတေသနစာတမ်းများ၊ သဘောတူညီချက်များ
(၅) အစီရင်ခံစာများ၊စစ်ဆေးချက်မှတ်တမ်းများ၊ ရသုံးမှန်းခြေငွေစာရင်း၊ငွေစာရင်းရှင်းတမ်းများ
(၆) အကြောင်းအရာတစ်ခချင်းအလိုက် ဖွင့်လှစ်ထားရှိသော စာတွဲများ၊အမှုတွဲများ
(၇) လုပ်ငန်းစီမံချက်များ တို့ဖြစ်ပါသည်။
၅။ ရုံးစာရေးသားရာတွင် စနစ်တကျရှိစေရန် လိုက်နာဆောင်ရွက်ရမည့် အချက်များကို ရေးသား ဖြေဆိုပါ။
စာတစ်စောင်ရေးသားရာတွင် နိဒါန်း၊စာကိုယ်၊နိဂုံး များ ပါရှိရမည်။
ရုံးစာ စနစ်တကျရှိစေရန် အောက်ပါအချက်များကို လိုက်နာဆောင်ရွက်ရပါမည်။
(က) စာလက်ခံဖတ်ရှုသူအား သိစေလိုသော ဆောင်ရွက်ရမည့် အကြောင်း စာရေးသူကိုယ်တိုင်က ရှင်းလင်းပြတ်သားစွာ သိရှိထားရမည်။
(ခ) စာတွင်ပါရှိသည့် အချက်များ ပြည့်စုံရန်နှင့်တိကျမှန်ကန်မှုရှိစေရန်ဂရုပြုရမည်။
(ဂ) အချက်အလက်များကို အစီအစဉ်တကျ ဖော်ပြရမည်။
(ဃ) လိုရင်းကို တိုတိုနှင့်တိကျရှင်းလင်းစွာ ရေးသားရမည်။ သို့ရာတွင်အဓိပ္ပါယ်ပေါ်လွင်၍ သိသာထင်ရှားအောင် ဂရုပြုရေးသားရမည်။
၆။ ရုံးစာရေးသားရာတွင် အသုံးပြုရသောခေါင်းစဉ်များကိုဖော်ပြပါ။
(က) ခေါင်းစဉ်ကြီး
(ခ) ခေါင်းစဉ်
(0) အစုခေါင်းစဉ်
(ဃ) စာပိုဒ်ခေါင်းစဉ်
(c) စာပိုဒ်ခွဲငယ် ခေါင်းစဉ်
(စ) စာပိုဒ်ခွဲငယ်စိတ်ခေါင်းစဉ်
စာ၊ စာပိုဒ်၊ခေါင်းစဉ်နှင့်ပတ်သက်၍ အောက်ပါအတိုင်း လိုက်နာကျင့်သုံးရမည်။
(က) စာပိုဒ် စာပိုဒ်ခွဲ အမှတ်စဉ်နှင့် တစ်တန်းတည်း ပထမစာကြောင်း အစတွင် ရှိရမည်။
(ခ) အောက်မှ မျဉ်းသားရမည်။
(ဂ) အတိုကောက် စာလုံးများ အသုံးပြုနိုင်ပါသည်။
(ဃ) စာပိုဒ် စာပိုဒ်ခွဲ တစ်ခုလုံးအပြင် ယင်းနှင့်သက်ဆိုင်သော စာပိုဒ်ခွဲငယ်စိတ်အထိ အကျုံးဝင်စေရမည်။
(င) စာသားကို စာပိုဒ် စာပိုဒ်ခွဲ ခေါင်းစဉ်နှင့် တစ်ဆက်တည်း ရေးလိုလျှင် ယင်းခေါင်းစဉ်အဆုံး၌ ပုဒ်မရေးရမည်။ တစ်ဆက်တည်း ရေးသားခြင်းမဟုတ်ဘဲ စာပိုဒ်ခွဲ၍ ရေးသားလိုပါက စာပိုဒ် စာပိုဒ်ခွဲ ခေါင်းစဉ် အဆုံးတွင် ပုဒ်မရေးရန်မလို။
ရုံးစာရေးသားရာတွင်လိုက်နာရမည့်အချက်များကို ဖြေဆို။
(က) ရုံးစာမရေးမီ ဖတ်ရှုလေ့လာရန်နှင့် တွေးတောကြံဆရန် အချိန် လုံလောက်စွာထားပါ။
(ခ) လေ့လာ၍ ရရှိသော အချက်အလက်၊ အတွေးအခေါ်နှင့်အကြံဉာဏ်များကို မှတ်စုရေးမှတ်ပြီး ဖော်ပြလိုသည့် အစီအစဉ်အတိုင်း အဆင့်ဆင့်ပြန်ရေးပါ။
(0) ရည်ရွယ်ချက်များကို မျက်ခြေမပြတ်စေရ။ မသက်ဆိုင်သည့် အချက်အလက် များကို ပယ်ဖျက်ပစ်ပါ။
(ဃ) ဝါကျများကို တိုအောင်းစေရမည့် ဝါကျတစ်ခုတွင် အချက်အလက်တစ်ခု ထက် မဖော်ပြရ။
(င) စာပိုဒ်တစ်ပိုဒ်တွင် ပါဝင်သည့် အချက်အလက်များသည် ခေါင်းစဉ်၏ ရည်ရွယ်ချက်နှင့် ပမာဏထက် မကျော်လွန်စေရန် သတိပြုပါ။
(စ) ဗန်းစကားများကို ထည့်သွင်းအသုံးပြုခြင်းမပြုရ။
(ဈ) နိဂုံးတွင် အကြောင်း အရာအသစ် တစ်ရပ် ထည်သွင်း ဖော်ပြခြင်းမပြုရ။
(e) အစအဆုံး ရေးပြီးလျှင် ပုဒ်မ၊ ပုဒ်ဖြတ်၊ သတ်ပုံ သတ်ညွန်းများကို စစ်ဆေးပါ။
၈။ အစည်းအဝေးမှတ်တမ်း နမူနာ တစ်စောင်ရေးသားပါ။
အစည်းအဝေးမှတ်တမ်းနမူနာပုံစံ
၂၀၁၁ခုနှစ်၊ ဇွန်လ ၆ ရက် (တနင်္ဂာနေ့) ပ၉:၀၀ နာရီ အချိန်တွင် ဝန်ထမ်းရေးရာဦးစီးဌာန၊ ညွန်ကြားရေးမှူးချပ်ရုံးခန်း၌ ပြည်သူ့ဝန်ထမ်းကောင်းတံဆိပ်၊ပြည်သူ့ဝန်ထမ်းတံဆိပ် ၊ ငြိမ်ဝပ် ပိပြားရေး နှင့် တရားဥပဒေနိုးမိုးရေးတံဆိပ် အပ်နှင်းရေးအတွက် စိစစ်ထောက်ခံတင်ပြရေးနှင့် စပ်လျဉ်း၍ ပြုလုပ်သော အစည်းအဝေးမှတ်တမ်း အမှတ်စဉ် (၃၀၁၁)
၉။ ရုံးမိန့်စာတွင် ရးသားရမည့် ကိစ္စရပ်များကိုဖော်ပြပါ။
(က) ဝန်ထမ်းခန့်ထားခြင်း ကိစ္စရပ်များ
(ခ) လုပ်ငန်းတာဝန်သတ်မှတ်ခြင်း ကိစ္စရပ်များ
(ဂ) စည်းကမ်းသတ်မှတ်ခြင်း၊ ပြင်ဆင်ခြင်း၊ ဖြည့်စွက်ခြင်းဆိုင်ရာ ကိစ္စရပ်များ
လုပ်ငန်းတာဝန်လွှဲပြောင်းရာတွင် ပါဝင်ရမည့် အစီရင်ခံစာတွင် ပါဝင်ရမည့်အချက်များ။
(က) တာဝန်ပေးအပ်သည့်အမိန့်
(ခ) တာပန်ထမ်း ဆောင်ခဲ့သည် ကာလ
(ဂ) တာဝန်ထမ်းဆောင်စဉ် ကာလအတွင်း ထူးခြားစွာ ဆောင်ရွက်မှု ရှိကဖော်ပြရန်
(ဃ) ဆက်လက်ဆောင်ရွက်ရန် ရှိမည် လုပ်ငန်းများ
(င) အသုံးပြုနေသော စာတွဲစာရင်း၊ မှတ်ပုံတင်စာရင်းများ
(စ) ပစ္စည်းစာရင်း
(ဆ) ခွင့်ပြုရန်ပုံငွေနှင့် ရန်ပုံငွေ့လက်ကျန်စာရင်း
(ဈ) လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်မှု အနေအထား အကျဉ်းချုပ်
ရုံးအဖွဲ့အစည်း၏ ရည်မှန်းချက် ပေါက်မြောက်အောင်မြင်စေရန်အတွက် လိုအပ်သည့်ပြုရမည့် စီမံခန့်ခွဲမှု လိုအပ်ချက်များကို ရေးသားပါ။
(က) ရည်မှန်းချက် ပန်းတိုင်ရှိရမည်။
(ခ) ရည်မှန်းချက်ပန်းတိုင် ပြီးမြောက်အော်မြင်စွာ ဆောင်ရွက်နိုင်ရန် စနစ်တကျ ဖွဲ့စည်းထား ရမည်။
(ဂ)ယင်းအဖွဲ့အစည်း၌ ခန့်ထားသော ဝန်ထမ်းများသည် မိမိတို့၏ လုပ်ငန်းတာဝန်အသီးသီးကို ထမ်းဆောင်နိုင်ကြရန် လိုအပ်သော အသိပညာ၊ အတက်ပညာ၊ ကျွမ်းကျင်မှုဆိုင်ရာ ပညာရပ်တို့နှင့် ပြည့်စုံရမည်။
(ဃ) ယင်းဝန်ထမ်းတို့သည် မိမိအဖွဲ့အစည်း၏ ရည်မှန်းချက် (သို့) ဦးတည်ချက်ကို သိရှပြီး မှန်ကန်သော သဘာထားခံယူချက်နှင့် မှန်ကန်သောအသိရှိရမည်။
(င) ဝန်ထမ်းများသည် သတ်မှတ်ထားသော စည်းမျဉ်းစည်းကမ်းများကိုလိုက်နာကြရမည်။
ကွက်လပ်ဖြည့်ပါ။
၁။ ဝင်စာတွင် မိမိရုံးမှ စုံစမ်းမေးမြန်းသည်စာကို တစ်ဘက်ရုံးမှ ပြန်ကြားသည့် စာဖြစ်လျှင် ———_——- ပါ/မပါ စိစစ်ကြည့်ရူရမည်။
စုံစမ်းမေးမြန်းချက်များ
(ခ) ဦးစားပေးအဆင့်မပါသော စာဖြစ်လျှင် ——အရ သော်လည်းကောင်း၊ သာမန်အား ဖြင့် ———အတွင်း သော်လည်းကောင်းအပြီး ဆောင်ရွက်ရမည်။ (အချိန်ဇယား၊ ၇ရက်)
(ဂ) ————–အဆင့်အတန်းမတူသော စာများကို စာအိတ်တစ်အိတ်ထဲတွင် ထည့်သွင်း ပေးပို့ခြင်း မပြုရ။ (လုံခြုံမှုအဆင့်အတန်း)
(ဃ) အဖွဲ့အစည်းများရှိ နိုင်ငံပိုင်ပစ္စည်းအားလုံးကို ထိန်းသိမ်းရန် ——— ထားရှိရမည်။ တာဝန်ရှိသည့် အရာရှိ၏ကြီးကြပ်မှုအောက်
(င) မှတ်စုလွာရေးသားရာတွင် လိုက်နာရမည့်အချက် ————- ရှိသည်။
(၁၈) ချက်
(စ) ရုံးတွင်းပေးစာ ရေးသားရာတွင် အမျိုးအစား ————- ရှိသည်။ (၂မျိုး)
(ဆ) ခေါင်းစဉ်နှင့်အစုခေါင်းစဉ်တို့တွင် ——————မသုံးရပါ။
(အတိုကောက်စာလုံးများ)
(ဈ)လုပ်ငန်းမှတ်တမ်းကို စာရွက်တွင် ————— ရေးဆွဲရမည်။
(ကန့်လန့်ဖြတ်ဇယားပုံစံ)
(ည) ဝန်ထမ်းရေးရာနှင့်ပတ်သက်သော ကိစ္စများသည် လုံခြုံမှုအဆင့်အတန်း
-——— တွင် အကျုံးဝင်သည်။ (အတွင်းရေး)
၂။ ။က) ခေါင်းစဉ်တွင် အတိုကောက်စာလုံးများအသုံးပြုနိုင်သည်။ (မှား)
(ခ) စီမံခန့်ခွဲရေးဆိုင်ရာကိစ္စရပ်များနှင့် ပတ်သက်၍ အသေးစိတ်ညွန်ကြားလိုသော ကိစ္စအတွက် ညွန်ကြားချက် ထုတ်ပြန်ရန် မလိုအပ်ပါ။ (မှား)
(0) တာဝန်ရှိသူဝန်ထမ်းတစ်ဦး၏ ထိန်းသိမ်းမှုအောက်တွင် မရှိသော နိုင်ငံပိုင် ပစ္စည်းဟူ၍ မရှိစေရ။ (မှန်)
(ဃ) မှတ်စုလ္လာရေးသားရာတွင် မလိုအပ်ဘဲ အဆင့်များနေသည်ကို ရှောင်ကြဉ်ရမည်။ (မှန်)
(c) လုံခြုံမှုအဆင့်အတန်း အတွင်းရေးဖြင့် ပေးပို့ရမည့် ကိစ္စများတွင်သင်တန်းစီမံချက်များ ပါဝင်သည်။ (မှန်)
(0) စာတမ်း ရေးသားရာတွင် အထက်အကြီးအကဲ၏ လိုအပ်ချက်ကိုထည့်သွင်းစဉ်းစားရန် မလိုအပ်ပါ။ (မှား)
(ဆ) ရုံးစာရေးသားရာတွင် ပထမစာကြောင်းသည် စာရွက်ထိပ်မှ ၁ လက်မရှိရမည်။ (မှန်)
(0) လုံခြုံမှုအဆင့်အတန်းသည် စာရွက် ထိပ်/အောက်တို့နှင့် ၃/၄ အကွာအဝေးရှိရမည်။( မှား)
(၅) သတ်မှတ်ထားသော စာတွဲနည်းစနစ်များ အသုံးပြုခြင်းရှိ၊မရှိ တာဝန်ရှိသူမှ တစ်နှစ်လျှင်တစ်ကြိမ် အနည်းဆုံးစစ်ဆေးရမည်။ (မှား)
(ည) ဝန်ထမ်းတိုင်းသည် လက်အောက်ခံရုံးများမှ တင်ပြရမည် ပြန်တမ်းအစီရင်ခံစာများကို တာဝန်ယူဆောင်ရွက်ရသည် လုပ်ငန်းအလိုက် Check List ထားရှိရမည်။ (မှန်)